5 razones para digitalizar tu empresa y cómo hacerlo fácilmente

Cada 24 de octubre se celebra el Día mundial sin papel, una fecha que llama a las empresas a dejar de utilizar papel por un día y que ha servido para que muchas compañías caigan en la cuenta de los problemas que conlleva el papeleo y las soluciones que trae la digitalización. Entre los principales inconvenientes de la documentación física, se encuentran:

• Más tiempo para completar tareas rutinarias, a la espera del papel
• Mayores riesgos de seguridad, ante pérdidas y robos de documentos
• Desperdicio de espacio de almacenamiento

En 2012 la demanda mundial de papel superó las 400 millones de toneladas, y es evidente que los documentos digitales son más fáciles de acceder, almacenar y compartir. Además, está demostrado que no producir papel ofrece un retorno de la inversión y se puede mejorar la productividad general. Ante esta realidad apabullante, la pregunta es: ¿por qué seguimos utilizando el papel?

• Por conveniencia: «es más fácil de leer», «tengo que rellenarlo», «tenemos que archivarlo», o «siempre lo hemos hecho así», son algunas de las frases que se escuchan en las empresas que están en edades tempranas de digitalización
• Por cumplimiento y regulaciones: Durante muchos años, se han requerido documentos en papel para completar ciertos tipos de transacciones comerciales, sobre todo las que necesitan de firmas. En Argentina esto ha comenzado a cambiar, con la llegada de la firma digital.
• Para abaratar costos: esta es una de las razones más escuchadas, pero la realidad es que el coste total de operar una oficina principalmente enfocada en el papel viene con una lista de externalidades que incluyen impresoras, conexiones de red, tinta, tóner, el propio papel, y el mantenimiento de todo ello.

Los beneficios de ser paperless

Si aún no te convenciste de que la despapelización es el camino, recorramos uno por uno sus múltiples beneficios:

• Más organización: Los documentos digitales son más fáciles de encontrar, acceder y compartir.
• Más eficiencia: Los documentos digitales son mucho más fáciles de administrar, almacenar y recuperar que los de papel.
• Escalabilidad: El personal y estructura requeridos para manejar grandes volúmenes de documentación es difícil de escalar, mientras que es una tarea sencilla en un entorno digital.
• Eco-friendly: menos papel igual a más árboles. Es un concepto popular para obtener el apoyo de empleados, clientes y sociedad en general.
• Comunicación más rápida: Una vez digitalizado, un documento está disponible donde se necesita, al instante.
• Seguridad y respaldo: humedad, incendios, pérdidas. Nada es un problema porque los documentos se almacenan electrónicamente, guardados en copias de seguridad en servidores remotos o en la nube.
• Más económico: Se reduce el almacenamiento, se ahorra en papel, en tinta, en impresoras. El retorno de la inversión es rápido y evidente.

Cómo decirle adiós al papel

El cambio puede ocurrir de arriba hacia abajo mediante políticas corporativas, o de abajo a arriba desde los individuos que gestionan los procesos y dependen del papel. Para arrancar, estos son los pasos, y en Hardtec te podemos acompañar en cada uno de ellos.

1. Identificar los procesos en los que sea factible no usar papel
2. Escaneo y conversión de los archivos de respaldo
3. Actualizar y comunicar a los clientes

Las líneas de escáneres más buscadas

Kodak Alaris cuenta con una vasta trayectoria en el desarrollo de soluciones de digitalización, y hoy te presentamos nuestras elegidas.

 

Serie E1000

El escáner empresarial KODAK E1025 y el software de procesamiento de imágenes le proporcionan una solución para reducir la cantidad de papeleo desorganizado, tanto en casa como en la oficina. Se trata de una solución rentable para capturar y enviar documentos, por lo que resulta idónea para asesores financieros, clínicas sanitarias o mostradores de atención al cliente. El escáner E1025 es compacto, eficiente, preciso y fiable para ayudarle a aprovechar la información al máximo.

 

Serie S2000

El escáner Alaris S2040 ofrece una solución potente y duradera para sus necesidades de captura a un precio asequible. El procesamiento de imágenes integrado proporciona imágenes nítidas y de alta calidad sin dependencia en un equipo para capturar 40 páginas por minuto.

 

 

 

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